Vad säger du när krisen är ett faktum? När folk bara vill ha en kram? I skakiga tider är det viktigt att vi får vårt budskap att landa snyggt, vilket inte är det enklaste när mottagarna är stressade och oroliga.
När osäkerheten sprider sig i projektgrupper och på arbetsplatser är det extra värdefullt att veta vad du ska säga – och hur du ska säga det – för att få de som lyssnar att samla sig och kunna fokusera på arbetet igen.
Här får du tre tips för en muntlig retorisk kriskommunikation.
Vi gör även en jämförelse och ger exempel från Statsminister Stefan Löfvens tal till nationen i mars 2020, mitt under Coronakrisen. Men innan vi går in på tipsen vill vi säga det kanske allra viktigaste: tala med en lugn röst.
Du må vara stressad och orolig inombords, men för att din kommunikation ska nå fram och landa hos oroliga åhörare, så behöver du tala lugnt.
Så ta några djupa andetag innan du börjar prata, tänk på att hålla nere hastigheten, och att då och då ta en paus i ditt tal.
Tips 1: Bekräfta oro.
Först och främst behöver du visa att du förstår lyssnarnas verklighet, att du kan relatera till deras sinnesstämning. Om du inte gör det i början, så kommer det bli svårt att få dem att ta till sig resten av ditt budskap. Du kommer förlora trovärdighet hos dem, eftersom du inte visar att du bryr dig eller visar förståelse för deras situation.
Om du till exempel leder en projektgrupp så kan du säga ”med tanke på vad som hänt senaste tiden, så förstår jag mycket väl att det finns oro och stress kring framtiden”.
Exempel från Stefan Löfvens tal: ”Det nya coronaviruset prövar vårt land, vårt samhälle och oss som medmänniskor. Jag vet att många är oroliga för om samhället ska klara av det…Jag förstår det.”
Tips 2: Berätta vad som görs.
Vilka åtgärder tas för att hantera krisen? Här handlar det alltså om att sakligt och konkret berätta hur du/organisationen/samhället agerar för att hantera situationen. Du kan till exempel säga ”därför har vi satt in extra resurser i form av två heltidsarbetande IT-säkerhetsexperter som arbetar 8 timmar per dag med att lösa situationen. Vi har också daglig kontakt med våra kollegor i andra länder för att höra hur de hanterar läget”.
Exempel från Stefan Löfvens tal: ”Myndigheter sliter dag och natt. Personal inom vården, skolan och många andra människor med viktiga yrken håller uppe vårt land. Jag som statsminister och den regering jag leder kommer fatta varje beslut som krävs för att skydda så många människors liv, hälsa och jobb som det bara går.”
Tips 3: Ge hopp
Avslutningen av kommunikationen/talet ska ägnas åt att peka på framtiden och att ge hopp till lyssnarna. Syftet är att motivera dem att samla sig och få dem att kunna fokusera på lösningar istället för att vara fast i sin oro-bubbla.
Du kan till exempel säga: ”det här kommer att kunna åtgärdas, det har våra ansträngningar visat. Frågan är när. Om vi alla ser till att stötta våra kollegor så gott det går och jobba på som vanligt, så kommer det att hända tidigare. Jag är helt säker på att vi kan göra detta, och återkommer imorgon med uppdatering till er alla.”
Exempel från Stefan Löfvens tal: ”Jag är säker på att alla i Sverige kommer att ta just sitt ansvar. Göra sitt yttersta för att säkra andras hälsa. Att hjälpa varandra och att därför kunna se tillbaka på den här krisen och vara stolt över just din roll, dina insatser. För dina medmänniskor, för vårt samhälle och för Sverige. Tack.”
Med de här tre tipsen och en lugn röst har du ett bra utgångsläge nästa gång du ska leverera muntlig kriskommunikation.
Var inte rädd för att öva framför en spegel eller med en betrodd kollega innan du går upp i skarpt läge. Förberedelse förbättrar alltid presentationen.
Lycka till!
