fbpx

Mejlretorik: Så får du mejlet att landa som du vill – 6 tips

Retorikexperten Anna Ekblom från Snacka Snyggt ger oss sina bästa tips för att kommunicera bättre och tydligare i mejl.

Meg Ryan funderar över mailretorik i You've Got Mail

De flesta av oss skickar mejl flera gånger om dagen, men landar egentligen våra mejl som vi tänkt? Och vad ska vi tänka på när det kommer till mejlretorik? Det är sällan (om någonsin) vi skickar elaka mejl med flit, men ändå blir många ledsna och arga när de öppnar inkorgen. Samtidigt som känslor blir sårade så uppstår missförstånd och feltolkningar, och allt leder till att viktig information inte når fram.

Problemen skapade av vår skriftliga kommunikation är alltså många. Exakt hur ett besked landar, kan vi nog aldrig veta när vi skickar ett mejl. Men det finns några riktlinjer du kan använda för att öka träffsäkerheten på dem – så att både rätt information och rätt känslor kommer fram. Retorikexperten Anna Ekblom från Snacka Snyggt ger oss sina bästa tips för att förbättra vår mejlretorik.

1. Tänk på mottagaren innan du skriver

När vi mejlar är det lätt hänt att vi blir för upphängda i oss själv. Vi ser inte den vi pratar med och glömmer nästan att det är en person som ska läsa det vi skrivit. Även i en skriftlig konversation måste vi erkänna den andra personen innan vi kommer med vår information. Att inleda med ett ”hej, hoppas allt är bra” är därför ett minimum för bra mejlretorik.

2. Skippa vaga och stora ord

Vi människor använder samma ord för att beskriva olika saker, och beskriver olika saker med samma ord. Ord som tidseffektivt eller innovativ ger stort utrymme för missförstånd, så byt ut orden mot en beskrivning. Istället för att skriva ”det är viktigt att vi är tidseffektiva” – skriv ”Det är viktigt att vi inte lägger mer än 1 timme om dagen på detta.”

Istället för att skriva ”det är viktigt att vi är tidseffektiva” – skriv ”Det är viktigt att vi inte lägger mer än 1 timme om dagen på detta.”

3. Möt personens språk

Vi alla kommunicerar olika. Vissa är extroverta och använder stora ord som strålande, fantastiskt och underbart, och skriver långa, fullständiga meningar. Medan andra känner att de sträcker sig långt om de bjuder på ett ”bra”. Är du osäker på god mejlretorik och hur du ska svara kan du ha som tumregel att möta mottagarens språk.

4. Tänk till innan du använder smileys

Det kan vara trevligt med smileys, men avvakta innan du vet hur mottagaren kommunicerar och tvinga inte dig själv att svara med en smiley om det inte passar dig. Trevliga ord och fraser som ”tack”, ”vad roligt att höra” och ”det ser jag fram emot” fungerar lika bra för att skapa en trevlig ton i mejlet. Risken med smileys är också att smileykulturen måste upprätthållas. Är du känd för att svara med fyra emojis och plötsligt inte skickar någon kan du fort framstå sur.

5. Kom ihåg att tonen ändras i skrift

Ta inte upp känsliga ämnen eller kritik i mejl. När det blir skriftligt förändras tonen, och det negativa dubblas medan det positiva halveras. Vill du därför lämna en positiv känsla måste du trycka på lite extra för att det ska landa som du säger det. Negativ kritik borde du ta upp öga till öga, om det inte går att ses så lyft på luren!

Är du osäker på hur du ska svara kan du ha som tumregel att möta mottagarens språk.

6. Undvik de klassiska fällorna

Det finns även vissa grafiska val att undvika för att mejlet ska landa bra. Undvik versaler och att markera i texten med fetstil, kursiv, understrykningar samt färger (framförallt markera aldrig med rött). Detta uppfattas snarare som negativt än som viktigt. Jobba istället med radbrytningar samt punkter för att förstärka ditt viktiga budskap.

Negativ kritik borde du ta upp öga till öga, om det inte går att ses så lyft på luren!

Läs mer tips från Anna Ekblom från Snacka Snyggt här:

Anna Ekblom jobbar som retorikkonsult och föreläsare på Snacka Snyggt.

Hon håller i föreläsningar, workshops, kurser och individuella retorikträningar.

Välkommen till ett magasin för dig mitt i livet.

Moderna Livet är en plats fullt med drömmar och ambition. Man vill komma framåt med fart. Samtidigt vill man bevara sin hälsa, ha en fungerande vardag, och ha goda relationer.

Vi hjälper dig att hälla strössel på livet med inspiration och experthjälp från personer och företag.

Har du ett företag? Vi hjälper er att berätta er story i ett modernt sammanhang.

Klicka här för mer information.

Relaterade artiklar
Bengt Wessborg om butiksdöden: “E-handeln är fortfarande i sin linda idag”